ラベルをうまくつかってGmailを整理しよう【フォルダはないよ】

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この記事では、Gmailでメールを振り分け整理する方法を紹介します。

メールは「フォルダ」で分けて整理することが多いですよね。でも、Gmailだとフォルダという考え方がないんです。

Gmailは「フォルダ」ではなく「ラベル」を使うことでメールを整理することができます。

  • Gmailのメール整理を考えている人
  • すでにGmailでたくさんのメールを受信している人
  • Gmailでフォルダを作りたいのに見つからなくて困っている人

以上のような人は、ぜひラベルを使ってメールの整理をするようにしてみてください!

ほかのメールを使っているとフォルダがないというのがイメージしにくいんですよ。なかなかラベルを使うということに気づけないこともあるかもしれません。どうやってメールを分けるんだろうってなります。

ラベルの使い方に慣れてしまえば、Gmailでも大事なメールを見逃さないように整理ができますよ。

エイリアス機能を使っていくつかのメールアドレスを使っている場合も、ラベルと合わせるとメール整理がしやすくなります。

Gmailは「ラベル」を使ってメールを整理する

Gmailには「フォルダ」という機能がなく、「ラベル」を使って、メールの振り分けをして整理します。

yahooメールやOutlook(アウトルック)を使い慣れていると、ついついフォルダ分けを考えちゃうんですよね。

私もGmailを使い始めたころは、「どうやって新しいフォルダ作って、受信トレイを分けるんだ?」って思ってました。

振り分けるための名称が「ラベル」なだけで、フォルダ分けのように使うことができるので、難しく考える必要はないですよ。

私は活用していないのですが、ラベルは複数割り当てることもできるので、使い方によっては、ほかのメールサービスのフォルダ機能にはない便利さを感じることもできるようです。

Gmailでラベルを使う方法

ラベルを使ってメールを振り分けるための設定方法が2つあります。

  • すでに受信したメールから振り分けの設定を行う
  • あらかじめ振り分けの設定をしておく

それぞれ紹介します。

どちらの方法もパソコンを使って、ブラウザはChromeを使った場合の手順です。

最初は設定が面倒に感じますが、慣れると難しくないですよ。

すでに受信したメールからラベル振り分けの設定を行う

受信済みのメールから、ラベルが付くように設定をする方法です。

  • 「受信トレイ」でメールを開く
  • メール右上に表示される点3つ(その他)を開く
  • 「メールの自動振り分け設定」へ進む
  • 「From」にメールの送信元が自動入力されている
  • 「フィルタの作成」へ進む
  • 「ラベルを付ける」にチェックを入れる
  • 新しいラベルを作るorすでに作ってあるラベルを選択する

基本的には以上の手順で、ラベルを設定することができます。

すでにメールを受信していて、今後はメールに自動でラベルを付けたい場合に使える方法です。

この受信済みのメールから振り分けを行う方法ですが、私のスマホだとGmailアプリでは確認できなかった方法です。

あらかじめラベル振り分けの設定をしておく

受信したメールがなくても、あらかじめラベルを付ける設定をすることができます。

  • Gmailにログインして、画面右上の歯車マーク(設定)を開く
  • さらに「設定」へ進む(「受信トレイを設定」ではないよ)
  • 「フィルタとブロック中のアドレス」を開く
  • 「新しいフィルタを作成」へ進む
  • 「From」や「To」などラベルを振り分けたい条件を入力して、フィルタの作成を選択
  • 「ラベルを付ける」にチェックを入れる
  • 新しいラベルを作るorすでに作ってあるラベルを選択する

受信したメールからではなくても、以上の手順でラベルの設定をすることができます。

これからやりとりを始める相手がいたり、メールマガジンに登録したり、このあとメールが来ることが確実なときには、事前にラベルを振り分ける設定をしておくと便利です。

なにも設定をしておかず、ほかのメールに埋もれてしまうことを未然に防ぐ方法にもなります。

受信メールからではなく、あらかじめラベル付けをする設定はスマホのGmailアプリでもできました。

エイリアス機能とラベルを合わせて使うと便利

Gmailのエイリアス機能を使って、ラベルを振り分ける条件を作ると、メールの整理がしやすくなって便利です。

エイリアス機能を活用すると、1つのGmailアカウントで複数のメールアドレスを使うことができます。

エイリアス機能で作ったメールアドレスに、メールが来ることが分かっていれば、ラベルを振り分ける条件の「To」に作ったメールアドレスを設定しておけばOKです。

自分が作ったメールアドレスだったら、すぐに設定することができますよね。

「From」でラベルの設定をしようとすると、誰から、どこからメールがくるのかを確認しておかないといけません。

時間をかけずにラベルの振り分けを間違いなくしたいのであれば、エイリアス機能を合わせて使ったほうが楽ちんです。

とくにメールマガジンなど会員登録をしてメールがくる場合、対人のやりとりではないメールの場合にはエイリアス機能使うと捗ります。

まとめ:Gmailはラベル機能を使ってメールを整理する

この記事では、Gmailでラベルを使ってメールを整理する方法を紹介しました。

  • Gmailにはフォルダ機能はなく、ラベルを使ってメールを整理する
  • フォルダと違ってラベルは1つのメールに複数付けることができる
  • エイリアス機能とラベルを合わせて使うとメールを整理しやすい

1つのGmailアカウントで、できるだけメールを管理しようとすると、どうしても受信することになるメールが増えていきます。

なかには重要なメール、見逃したくないメールがあるはずです。

目を通したいメールにはラベルが付くように設定しておけば、ほかのメールに紛れて見失わないようにすることができます。

Gmailにあるラベル機能、エイリアス機能を上手に使って、メールをスマートに管理しましょう!

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