この記事では、Gmailの「アーカイブ」と「削除」の違いについて紹介します。
「削除」は言葉どおりなのですが、「アーカイブ」がわかりにくいですよね。
- そもそもGmailのアーカイブが何かわからない人
- メール削除とアーカイブの違いを知りたい人
- うっかりメールをアーカイブして焦っている人
こんな人にGmailのアーカイブがどんなものか知ってもらえればと思います。
アーカイブも削除も受信トレイからメールがなくなるので、違いがわからないと、どうやって使い分ければいいのかもわかりません。
一言で説明すると、Gmailの「アーカイブ」はメールをとっておくための機能です。
受信トレイからメールがなくなってしまっても、しっかりとアーカイブしたメールは残されています。うっかりアーカイブしたとしても大丈夫です！
アーカイブを使ってメールを整理すると、大事なメールに目が届きやすくなりますし、Gmailがぐっと使いやすくなりますよ！
Gmailの「アーカイブ」と「削除」の違い
Gmailでメールを「アーカイブ」もしくは「削除」すると、受信トレイからメールが消えます。
一見、受信トレイだけを見れば同じなのですが「アーカイブ」と「削除」の違いを紹介します。
アーカイブ（矢印のついた箱マーク）
アーカイブは、あくまで受信トレイからメールを見えなくするだけです。
メールそのものは削除されておらず、「すべてのメール」を見るとアーカイブしたメールも確認することができます。
また、アーカイブしたメールにラベルが付いていれば、受信トレイでは非表示になっていても、ラベル検索でメールが表示されます。
アーカイブには「記録の保管場所」という意味があります。アーカイブはメールを捨てる機能ではありません。
Gmailのアーカイブも言葉の意味どおりで、受信トレイからメールが消えてはしまいますが、Gmail内でしっかりメールは保管されています。
削除（ゴミ箱マーク）
削除は文字通り、メールを完全に消すことです。
メールを削除すると一時的に「ゴミ箱」へ行き、何もしなければ30日経過すると自動的に削除されます。
改めて読み返す必要のないメールは削除の対象です。
Gmailだけを使っていて容量に苦しむことはなかなかないことですが、容量に余裕を作りたいときにはメールを削除しなければなりません。
間違って削除してしまった場合は、ゴミ箱から受信トレイなどに移動させることができるので、焦らなくて大丈夫です。
アーカイブはとりあえずメールを整理できる機能
アーカイブはメールを捨てるのではなく、受信トレイからメールを非表示にするための機能なので、受信トレイの整理をするのに便利な機能です。
受信トレイには自分で設定をしない限り、すべてのメールが入ってきます。そのままにすればメールで溢れてしまいます。
- 重要じゃないメール
- 見返すかどうか判断しにくいメール
- 削除するのは不安なメール
削除するかどうか迷うメールについては、とりあえずアーカイブしておけばいいです。
受信トレイに表示される数字、アプリに表示されるバッジの数字が大きいと、不思議とメールを確認することに尻込みしてしまうのは私だけではないはずです。
かといって、まとめて削除してしまうのも不安になります。
アーカイブを使ってとりあえず整理！これだけでGmailは使いやすくなるはずです。
不用なことがはっきりしているならメール削除すればいいです。不要だと判断したらほぼ見返すことは訪れません。削除するのが心配なときはアーカイブ！
アーカイブでメール整理するときに重要なメールには工夫をする
アーカイブを使ってメールを整理するついでに、重要なメールの内容は忘れないようにしておきましょう。
アーカイブしない、削除もしないメールには何か理由があるはずです。理由に合わせて忘れない、思い出す工夫をしておくといいです。
- スターをつける
- ラベルをつける
- スケジュール、リマインドを入れる
メールにスターやラベルをつけるのはお好みです。自分なりに使いやすい方法を見つけてみてください。
スターやラベルを使ってどれぐらい大事な内容なのか、急を要することなのかがわかるとGmailを使うだけで優先順位がわかるようになります。
スケジュールを手帳で管理しているなら、メールを残しておくだけでなく手帳に書き込んでおいたほうがいいですよね。
メールの整理は見落とせないメール、大事な予定を把握しやすくするためです。
アーカイブを上手に使って、大事なこととそうでもないことを振るい分けしましょう。
まとめ：Gmailではメールの保管がアーカイブ、捨てるのが削除
この記事ではGmailのアーカイブと削除の違いを紹介しました。
- メールを非表示にしておくのがアーカイブ
- メールを完全に消去するのが削除
- アーカイブを使って手軽にメールの整理ができる
アーカイブがどんな機能なのかを知らずにいると、うっかりアーカイブしたときにとても焦ります。
「メールなくなっちゃったんだけど・・・」って思うかもしれませんが安心してください。
アーカイブはメールが目につきにくくなるものの、メールの保管をしておける機能です。むしろメールを非表示にすることで受信トレイはとても見やすくなります。
削除するか迷ったメールは、アーカイブしておけば万が一に備えておけます。
使い慣れるとGmailの受信トレイをすっきりさせることができて、メールの確認がしやすくなりますよ。
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